Heb je een kantoorbaan, dan zit je waarschijnlijk wel eens in een online meeting. Inbellen vanaf verschillende locaties is vaak ontzettend efficiënt, maar het kan ook uitdaging zijn om de energie en aandacht hoog te houden. Hoe pak je dit aan? Hoe zorg je dat je online meeting net zo succesvol is als een fysieke meeting op kantoor? Lees in dit artikel 7 praktische tips voor een succesvolle online meeting.
Waar kleinere bedrijven online meetings gebruiken om efficiënter te werken, is het online vergaderen voor grotere (internationale) bedrijven meestal onvermijdelijk. Medewerkers zitten vaak verspreid over verschillende locaties en kunnen onmogelijk voor elke meeting naar elkaar toe komen. Een online meeting biedt dan een uitkomst, mits je het op de juiste manier aanpakt. 7 tips!
Tip 1. Maak vooraf een agenda
Een goede meeting begint bij een duidelijke agenda. Maak daarom vooraf een lijstje met agendapunten en zorg ervoor dat alle deelnemers ook punten kunnen aandragen. Zo weet iedereen wat het doel is van de meeting en wat de verwachtingen zijn. Breng in de agenda direct een prioritering aan, zodat je met de belangrijkste punten kunt beginnen. Mocht er te weinig tijd zijn om alles te bespreken, heb je in ieder geval de belangrijkste zaken getackeld. Eigenlijk werkt dit niet anders dan bij een gewone fysieke meeting.
Tip 2. Een goede internetverbinding & de juiste tools
Bij een belangrijke werkbespreking wil je alle tijd en aandacht besteden aan de inhoud van het gesprek – en dus niet aan de vorm. Zorg daarom altijd voor een stabiele internetverbinding en kies voor een videoconference-tool die de juiste functionaliteiten heeft. Misschien wil je je scherm delen of een video afspelen tijdens de meeting, dus bedenk vooraf welke tools je daarvoor nodig hebt en test of alles werkt. Met de juiste technologieën kunnen we tegenwoordig van alles, maar niets is zo irritant als techniek die niet werkt.
Tip 3. Kies een rustige omgeving
Een waardevolle meeting vraagt om focus. Kies daarom voor een rustige omgeving waar je ongestoord kunt vergaderen. Voor de deelnemers van de meeting kunnen achtergrondgeluiden bijvoorbeeld erg storend zijn. Bovendien raak je zelf ook afgeleid als er in de ruimte waar je zit te werken allerlei andere dingen gebeuren. Katten en kinderen in beeld lijkt misschien leuk, maar het is niet zeker dat de deelnemers van de meeting dit wel waarderen. Bovendien leidt het iedereens aandacht af. De beste ruimte voor een online meeting is daarom een afgesloten ruimte met weinig prikkels.
Tip 4. Zorg dat iedereen aan bod komt
Omdat je niet bij elkaar in dezelfde ruimte bent, is de aanwezigheid van de deelnemers vooral merkbaar wanneer iemand aan het woord is. Zit je in een meeting met meerdere deelnemers, dan bestaat de kans dat introverte mensen sneller over het hoofd worden gezien. Spreek daarom af dat je digitaal ‘je hand opsteekt’ wanneer je iets wil zeggen en zorg dat iedereen de kans krijgt om zijn of haar zegje te doen. Vraag degenen die zelf geen initiatief tonen actief om hun input!
Tip 5. Niet iedereen hoeft de hele meeting aanwezig te zijn
Afhankelijk van de agendapunten hoeft misschien niet het hele team constant aanwezig te zijn. Bij een online meeting kun je heel gemakkelijk deelnemen op een afgesproken tijdstip en na het agendapunt de vergadering weer verlaten. Kijk daarom vooraf welke mensen bij welke agendapunten aanwezig moeten zijn en voorkom dat een deel van de collega’s steeds aan het ‘wachten’ is op het gedeelte dat wél relevant is voor ze.
Tip 6. Stilzitten is geen must
In een online meeting zit je vaak aan je beeldscherm gekluisterd, maar dat wil niet zeggen dat je ook moet blijven zitten op je stoel. Bij een creatieve sessie op kantoor neem je ook vaak een actieve houding aan door te gaan staan of rond te lopen, waarom zou je dat bij een online meeting niet doen? Kies bijvoorbeeld voor een sta bureau of maak een wandeling tijdens een call waarbij je je beeldscherm niet nodig hebt.
Tip 7. Beperk het aantal online meetings
Hoe handig online meetings ook zijn: voorkom dat je de hele dag in meeting zit. Plan voldoende tijd in om andere zaken voor te bereiden en daadwerkelijk wat werk te verzetten. Online vergaderen kost niet alleen veel tijd, maar ook veel energie. Voorkom dat je uitgeput raakt en je focus verliest door afwisselende werkzaamheden in te plannen voor jezelf. Zo maak je je werkdag interessanter, leuker én productiever!
Meer tips voor thuiswerken
Behoefte aan meer tips om succesvol thuis te werken? Lees dan ook het artikel met 8 tips voor geconcentreerd thuiswerken. Wil je nog meer tips en dan ouderwets op papier lees het boek Handboek Online Vergaderen van Gerdy Heek.
