Goed personeel is moeilijk te vinden. Vooral op dit moment, in een ontzettend krappe arbeidsmarkt. Veel bedrijven worstelen met het aantrekken van talent, maar dit is slechts de eerste stap. Eenmaal aan boord, begint het werk pas echt. Hoe zorg je ervoor dat nieuwe medewerkers zich welkom voelen, snel integreren en klaar zijn om hun maximale potentieel te bereiken? Het antwoord ligt in een doordachte en effectieve onboarding.

We kunnen niet vaak genoeg benadrukken dat het behouden van talent minstens zo belangrijk is als het vinden van nieuw talent. Een goede aanpak begint al op de allereerste werkdag. Ontdek in dit artikel waarom een goede onboarding essentieel is voor het succes van nieuwe medewerkers en welke elementen kunnen bijdragen aan een fijn inwerkprogramma.

Waarom onboarding zo belangrijk is

Onboarding is veel meer dan alleen een introductie tot de werkplek en een uitleg van de bedrijfspolicies. Het is een cruciale fase waarin nieuwe medewerkers hun eerste indruk vormen, zich thuis moeten gaan voelen in het team en de bedrijfscultuur en de basis leggen voor hun toekomstige prestaties en betrokkenheid. Een rommelige onboarding geeft je nieuw aangetrokken talent eigenlijk een valse start en dat kan érg onprettig voelen. Bovendien duurt het dan langer voordat de nieuwe medewerker optimaal functioneert.

Investeer daarom in een goede onboarding, want je plukt er direct de vruchten van. Nieuwe medewerkers kunnen sneller zelfstandig aan de slag en laten betere werkprestaties zien. Uiteindelijk kan een positieve onboarding leiden tot een hogere retentie, een sterkere bedrijfscultuur en simpelweg een beter bedrijfsresultaat. Aan de slag, dus!

Wat maakt een goede onboarding ervaring?

Een succesvol onboardingprogramma bestaat uit verschillende elementen:

1. Voorbereiding
   Voor de eerste werkdag moeten alle benodigde materialen en informatie klaarstaan. Denk aan werkplekken, IT-voorzieningen en toegangspassen, maar ook een welkomstpakket dat de nieuwe medewerker zich thuis laat voelen. Zorg dat de juiste mensen tijd hebben ingeruimd in hun agenda om de nieuwe medewerker te leren kennen en wegwijs te maken in het bedrijf. 
2. Een warm welkom
   Zorg altijd voor een persoonlijk welkom, bijvoorbeeld door een welkomstlunch of introductie door een begeleider of buddy. Maak vanaf het begin duidelijk bij wie de nieuwe medewerker terecht kan bij vragen. Dit helpt de nieuwe medewerker zich snel op zijn gemak te voelen en sneller thuis te raken in het team en het bedrijf.
3. Duidelijke doelen
   Vanaf dag één moet duidelijk zijn wat de verwachtingen zijn. Dit omvat doelen, verantwoordelijkheden en hoe hun rol bijdraagt aan het succes van de organisatie. Bespreek dus samen wat er allemaal nodig is om optimaal te functioneren en zet doelen voor de eerste week, de eerste maand en het komende jaar. In het begin hoeft dit nog niet groots en meeslepend te zijn. Een doel voor de eerste week zou bijvoorbeeld kunnen zijn dat de nieuwe medewerker kennis moet maken met de belangrijkste personen binnen zijn of haar team. Over een maand wil je misschien dat de medewerker bepaalde tooling onder de knie heeft. Maak hier in het begin afspraken over, zodat deze verwachtingen duidelijk zijn en de medewerker doelgericht te werk kan gaan.
4. Training en ontwikkeling
   Bied gerichte training aan die nieuwe medewerkers helpt de benodigde vaardigheden en kennis op te doen. Dit kan variëren van een technische training tot het ontwikkelen van soft skills. Bespreek in de eerste week welke kennis en vaardigheden verder ontwikkeld moeten worden en maak meteen een duidelijk plan (inclusief planning).
5. Feedback en ondersteuning
   Zorg dat de nieuwe medewerker zich niet ‘verloren’ voelt. Regelmatige check-ins en een open lijn voor feedback helpen de nieuwe medewerker om vragen te stellen, problemen te adresseren en zich ondersteund te voelen. Het is heel prettig om een structurele 1-op-1 met de leidinggevende in te plannen en daarnaast ook een ‘buddy’ aan te wijzen. De buddy fungeert dan als het eerste aanspreekpunt voor vragen. Dit kunnen simpele vragen zijn, zoals hoe je de koffiemachine moet schoonmaken, maar ook ingewikkelde inhoudelijke vragen. Als de buddy zelf het antwoord niet weet, kan hij de nieuwe medewerker verwijzen naar de juiste personen.
6. Integratie in de bedrijfscultuur
   Introduceer nieuwe medewerkers direct aan de waarden, missie en visie van het bedrijf. Maak duidelijk wat het einddoel is van jullie organisatie en welke strategie jullie gebruiken om daar te komen. Geef deze informatie niet (alleen) droog op papier of in een presentatie, maar organiseer ook activiteiten die nieuwe medewerkers helpen zich verbonden te voelen met het team en de bedrijfscultuur. Plan bijvoorbeeld een lunch of een borrel, of laat ze kennismaken met het team door middel van een spel.

Praktische tips voor een effectief onboardingprogramma

Hoe zet je een effectief onboardingprogramma in elkaar? Dat is een vraag die lastig te beantwoorden is, omdat de onboarding sterk afhankelijk is van het bedrijf, de taken en de bedrijfscultuur. Toch hebben we wat tips verzameld die je kunnen helpen:

• Maak vooraf een gedetailleerde checklist, zodat je niets vergeet. 
• Stuur een welkomstmail met alle praktische informatie die ze nodig hebben. Maak de e-mail persoonlijk en vertel ook wat meer over het team. Misschien kun je zelfs een introductievideo van het team toevoegen.
• Kies een ervaren medewerker die fungeert als buddy. Deze persoon is het eerste aanspreekpunt en kan de nieuwe medewerker helpen zijn weg te vinden binnen het bedrijf.
• Plan regelmatig evaluaties. Vooral tijdens de eerste paar maanden is het belangrijk om de voortgang te bespreken. Op basis van de gesprekken kun je eventueel aanpassingen doorvoeren in het onboardingprogramma.
• Vier alle (kleine) mijlpalen. Markeer belangrijke momenten, zoals de voltooiing van de proeftijd of het behalen van een certificaat. Laat deze momenten niet onopgemerkt voorbij gaan, maar vier en erken dit soort ‘prestaties’. De medewerker zal zich dan gewaardeerd en onderdeel van het bedrijf voelen. 

Kortom, door te investeren in een doordacht onboardingprogramma leg je de basis voor langdurig succes en een positieve bedrijfscultuur. Zoek je als organisatie nog naar talent? Neem dan contact met ons op. Wij staan dagelijks in contact met ambitieuze professionals die op zoek zijn naar een nieuwe uitdaging.