Het is alweer oktober en dat betekent dat het laatste kwartaal van het jaar is aangebroken. Dit is de periode waarin je moet zorgen dat alle belangrijke doelen vóór het einde van het jaar zijn bereikt. De druk kan hoog zijn, maar met de juiste prioriteiten kun je nog steeds resultaten boeken. Hoe zorg je ervoor dat je in dit drukke kwartaal gefocust blijft en de belangrijkste projecten succesvol afrondt? In dit artikel vind je vijf praktische stappen om de juiste prioriteiten te stellen en het meeste te halen uit Q4.
Na deze week telt het jaar nog maar 11 weken. Als we de week van kerst niet meerekenen, zijn het er eigenlijk nog maar 10. De tijd vliegt, dus laten we snel kijken naar de stappen die je kunt zetten om het jaar 2024 succesvol af te ronden.
Stap 1. Breng de situatie goed in kaart
Voordat je kunt bepalen welke prioriteiten je moet stellen, is het belangrijk om een moment te nemen om de huidige situatie goed in kaart te brengen. Wat zijn de doelen die je eerder dit jaar hebt gesteld? Welke projecten zijn al afgerond en welke staan nog open? Maak een lijst van de lopende projecten en beoordeel hun status. Dit helpt je om een duidelijk beeld te krijgen van wat er nog gedaan moet worden en waar je de focus moet leggen.
Neem ook de personeelsplanning onder de loep. Zijn er nog vakanties gepland of zijn er medewerkers langdurig ziek? Dit kan namelijk invloed hebben op het aantal beschikbare manuren. Vergelijk het aantal beschikbare uren met de lijst van projecten, zodat je een beter overzicht krijgt van de haalbaarheid om alle projecten dit jaar succesvol af te ronden.
Stap 2. Bepaal de impact van elk project
Ligt er nog meer werk dan dat er tijd is? Dan moet je prioriteiten gaan stellen. Dat begint bij het bepalen van de impact van elk project. Niet alle projecten zijn even belangrijk. Kijk kritisch naar de projecten die nog moeten worden afgerond en bepaal welke de meeste impact hebben op jouw doelen en die van het team of bedrijf. Het is bijvoorbeeld slim om prioriteit te geven aan projecten die cruciaal zijn voor de jaarresultaten of projecten die direct bijdragen aan de klanttevredenheid.
Wees eerlijk naar jezelf en durf het ook aan te geven als bepaalde projecten gewoon niet meer haalbaar zijn. Je kunt je tijd en energie dan beter steken in projecten die nog wél potentie hebben. Door je te concentreren op wat écht belangrijk is, zorg je ervoor dat je je tijd en middelen effectief inzet.
Stap 3. Maak een actieplan
Nu je weet welke projecten prioriteit hebben, is het tijd om over te gaan op actie. Maak eerst een gedetailleerd stappenplan per project. Wat zijn de specifieke acties die nodig zijn om elk project succesvol af te ronden? Deze acties splits je weer op in kleinere, concrete taken. Zo maak je de weg naar afronding duidelijk en haalbaar. Dit zorgt ervoor dat je gemotiveerd blijft en het helpt enorm om een realistisch tijdschema te creëren.
Stap 4. Communiceer met je team
Zorg ervoor dat je jouw prioriteiten duidelijk communiceert met je team. Dit voorkomt misverstanden en zorgt ervoor dat iedereen op dezelfde lijn zit. Bespreek welke projecten prioriteit hebben en waarom. Dit is ook een goed moment om feedback van je teamleden te vragen. Misschien zijn er zaken die je over het hoofd hebt gezien of nieuwe ideeën die de voortgang kunnen versnellen. Een open communicatielijn houdt iedereen betrokken en gemotiveerd.
Stap 5. Blijf flexibel
Hoewel het belangrijk is om prioriteiten te stellen, moet je ook flexibel blijven. Het laatste kwartaal kan onverwachte uitdagingen met zich meebrengen, zoals wijzigingen in de marktomstandigheden of extra drukte. Wees bereid om je prioriteiten aan te passen als dat nodig is. Dit wordt juist mogelijk als je goed in beeld hebt wat er nog gedaan moet worden en waar de prioriteiten liggen, dus sla deze stappen zeker niet over! Nogmaals: het jaar duurt stiekem helemaal niet zo lang meer, dus wacht niet te lang met het zetten van de eerste stap!
Bonustip: besteed ook taken uit
Bij gebrek aan tijd, kennis of ervaring bij eigen personeel, is het ook een optie om taken uit te besteden aan externen. Op die manier kunnen eigen medewerkers doen waar ze goed in zijn en komen deadlines en doelen minder snel in gevaar. Heb je bijvoorbeeld nog uitdagende doelen op het gebied van personeelsplanning? Dan kan Tosserams daarbij helpen. Dit scheelt jouw bedrijf een hoop tijd en energie.